Urlaubsplanung im Unternehmen: Was geschieht mit übermäßigem Resturlaub?

Jetzt ist die Zeit zu entscheiden, ob du deinen Mitarbeiter:innen gestatten willst, die am Ende dieses Jahres verbleibenden Urlaubstage auf das nächste Jahr zu übertragen. Falls nicht, empfehlen wir, Mitarbeiter:innen darauf hinzuweisen, ihre Urlaubsanträge so bald wie möglich einzureichen. Hier klären wir, warum ein solcher Hinweis notwendig ist und was man bei der Benachrichtigung der Mitarbeiter:innen beachten muss. 

Außerdem: Am Ende des Artikels findest du eine Vorlage, die wir erstellt haben, damit du deine Angestellten rechtssicher benachrichtigen kannst. 

Rechtlicher Hintergrund: Verfällt Urlaub automatisch zum Jahresende?

Nach § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG muss Urlaub zwar im laufenden Kalenderjahr genommen und gewährt werden und lange wurde daraus der automatische Verfall von Urlaubsansprüchen abgeleitet. Seit dem Urteil des BAG aus 2019, das die Vorgaben des EuGH zum Urlaubsrecht umgesetzt hat, gilt jedoch, dass Urlaub nicht mehr automatisch am Ende eines Kalenderjahres erlischt. Stattdessen verfallen Urlaubstage nur, wenn der Arbeitgeber seine Mitarbeiter:innen zuvor konkret aufgefordert hat, diese zu nehmen und auf den sonst drohenden Verfall des Urlaubs hingewiesen hat. Daher ist es ratsam alle Mitarbeiter:innen zu Beginn und erneut im Laufe des Jahres zu informieren, vor allem aber Arbeitnehmer:innen, bei denen sich einige Monate vor Jahresende zeigt, dass sie erhebliche Mengen an Urlaub noch nicht in Anspruch genommen haben.

Was muss man bei der Mitteilung beachten?

Eine entsprechende Mitteilung muss mindestens in Textform verfasst sein, d.h. die Aufforderung per E-Mail ist ausreichend, sofern der Zugang nachgewiesen werden kann. Wichtig sind dabei folgende Punkte: 

  • Wie viele Urlaubstage im betreffenden Kalenderjahr noch offen sind
  • Dass Urlaub möglichst bald beantragt wird, damit dieser im selben Jahr noch genommen werden kann
  • Dass der Urlaub verfällt, wenn er bis zum Ende des Kalenderjahres oder des Übergangszeitraums (abhängig von internen Regelung des Unternehmens, z.B. Übertrag bis März und bis zu 5 Urlaubstagen möglich) nicht genommen wird.

Mitgeteilt werden muss auch, ob Urlaub aus dem Vorjahr übertragen worden ist, um wie viele Tage es sich handelt und wann dieser Urlaub verfällt (Resturlaub aus dem Vorjahr). Zudem reicht es nicht, wenn die Mitteilung pauschal an alle Mitarbeiter:innen verschickt wird. Stattdessen müssen betroffene Angestellte individuell angeschrieben werden, damit diese den Erhalt der Mitteilung, z.B durch eine Unterschrift oder eine Antwort auf die E-Mail bestätigen können.


Bonus:  Lade dir ganz einfach unsere Vorlage für eine Aufforderung an Mitarbeiter:innen Resturlaub zu nehmen auf Deutsch oder Englisch herunter.

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