Wie Deutschland zur Umsetzung einer EU-Richtlinie übers Ziel hinaus schoss und uns ins digitale Steinzeitalter katapultiert


Warum ändert sich das Nachweisgesetz und einige andere Gesetze?


Alles was ihr zum neuen Nachweisgesetz wissen müsst: Was ändert sich, warum, in welchem Zeitrahmen und mit welchen Konsequenzen für HR-Prozesse?


Die geplanten Änderungen beruhen auf der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen, die nun in nationales Recht umgesetzt werden. Der deutsche Gesetzgeber schoss allerdings bei der Umsetzung, insbesondere bei der Neufassung des Nachweisgesetzes durch die geforderte Schriftform, übers Ziel hinaus. Kritisiert wird nicht lediglich der Umstand, dass uns das Mehr an Schriftformerfordernis zurück ins digitale Mittelalter katapultiert, sondern auch, dass offenbar kein Gespür für Arbeitsprozesse und wechselseitige Interessen besteht. Als realitätsfern und unpraktikabel könnte man diesen Schritt umschreiben, da der damit verbundene administrative Mehraufwand auch nicht den Interessen von vielen Arbeitnehmer:innen Rechnung trägt, die sich an der digitalen Personalakte erfreuen, wenn sie spätestens seit der Covid-19 Pandemie flexibel und ortsunabhängig arbeiten können.

Ziel der zugrundeliegenden EU-Richtlinie ist es, die Sicherheit von Arbeitsverhältnissen in Zeiten der demografischen Entwicklung und Digitalisierung zu verbessern. Art. 3 der Richtlinie lässt allerdings explizit eine Bereitstellung von Informationen in elektronischer Form zu. Umso diffuser erscheint demnach das geforderte Schriftformerfordernis.

Die größten Änderungen finden sich im Nachweisgesetz, die derzeit heiß diskutiert werden und Angstschweiß verursachen, weil sie am 01. August 2022 in Kraft treten und immense Auswirkungen für den HR-Alltag mit sich tragen. Daneben finden Anpassungen auch im Teilzeitbefristungsgesetz, in der Gewerbeordnung, im Berufsbildungs-, Arbeitnehmerüberlassungs- und Entsendegesetz. 

Was war bislang gefordert?

Das Nachweisgesetz hatte bislang eher eine Schutz- und Beweisfunktion und verpflichtete die Arbeitgeber:innen die wichtigsten Vertragsbedingungen (u.a. Name, Arbeitsort und -zeit, Vergütung, Urlaub, Kündigungsfristen) binnen eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses den Arbeitnehmer:innen mitzuteilen. Da die meisten Arbeitsverhältnisse auf einen geschlossenen Vertrag beruhen - gleich ob elektronisch oder schriftlich signiert - hatte man den Anforderungen des Gesetzes mit Abschluss des Arbeitsvertrages bereits Rechnung getragen bzw. hatte einen Monat nach Arbeitsbeginn Zeit hierfür. Selbst für den Fall, dass man dies unterließ, gab es keine Konsequenzen, denn Verstöße durch den Arbeitgeber wurden auch nicht sanktioniert. 

Was ändert sich durch das neue Nachweisgesetz?

Das neue Nachweisgesetz fordert mehr Informationen als bislang und verlangt, dass diese spätestens innerhalb bestimmter Fristen „schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und den Arbeitnehmer:innen auszuhändigen“ sind. Die elektronische Form ist damit nicht ausreichend.
Was die Nachweispflicht der Arbeitgeberin inhaltlich und in welchen Fristen erfassen muss (neue Regelungen sind fett markiert): 

Am ersten Arbeitstag: 
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Arbeitsentgelt, inkl. Zusammensetzung, Höhe, Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Prämien, Sonderzahlungen, weitere Vergütungsbestandteile sowie Fälligkeit und Art der Auszahlung
- Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeit sowie Schichtsystem (sofern vereinbart)

Innerhalb von sieben Tagen nach Arbeitsbeginn:
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- bei Befristung: Enddatum oder Dauer
- Arbeitsort oder freie Wahl des Arbeitsortes durch Arbeitnehmer:innen
- Tätigkeitsbeschreibung
- Dauer der Probezeit
- bei Arbeit auf Abruf: Informationen gemäß § 12 TzBfG
- Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen

Einen Monat nach Arbeitsbeginn:
- Dauer von Urlaub
- Anspruch auf bereitgestellte Fortbildung (sofern vereinbart)
- Angaben zum Versorgungsträger bei betrieblicher Altersversorgung

- Kündigungsfristen, das bei Kündigung einzuhaltende Verfahren, Form, Fristen, Kündigungsschutzklage
- Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen (sofern anwendbar)

Zukünftig kann gegen Arbeitgeber:innen, die der gesetzlichen Nachweispflicht nicht, falsch oder sonst mangelhaft nachkommen, ein Bußgeld von bis zu 2.000,00 EUR verhängt werden. 

Obwohl es im deutschen Arbeitsrecht derzeit kaum ein anderes Thema als Nachweisgesetz zu geben scheint, hat die Umsetzung der EU Richtlinie auch zu weiteren gesetzlichen Veränderungen geführt: So wurde auch das Teilzeit und Befristungsgesetz (TzBfG) angepasst, welches nun die Verhältnismäßigkeit der Dauer der Probezeit bei befristeten Arbeitsverhältnissen fordert.

Welche Konsequenzen ergeben sich nun für die Arbeitsverträge und Prozesse?


Die Änderung des Nachweisgesetzes haben weitreichende Konsequenzen und führen notgedrungen zur Anpassung der Prozesse hinsichtlich der Arbeitsverträge bzw. der Niederschrift von wesentlichen Arbeitsbedingungen. Da die Arbeitgeberin verpflichtet ist, den Arbeitnehmer:innen umfangreiche Informationen über das Arbeitsverhältnis schriftlich zur Verfügung zu stellen, stellt sich die Frage nach der Gültigkeit eines elektronisch geschlossenen Arbeitsvertrages. 

Grundsätzlich können Arbeitsverträge nach wie vor elektronisch signiert werden, sofern keine der unten aufgeführten Ausnahmen greift und vorausgesetzt die die Nachweispflicht erfüllenden Informationen werden den Arbeitnehmer:innen schriftlich mitgeteilt.

Denn das vom Nachweisgesetz geforderte Schriftformerfordernis betrifft nicht direkt die Arbeitsverträge selbst, sondern nur die im Nachweisgesetz genannten Informationen. Da diese Informationen üblicherweise direkt im Arbeitsvertrag enthalten sind, führt diese Regelung wohl in der Praxis dazu, dass entweder alle Arbeitsverträge nur noch in Schriftform abgeschlossen werden oder diese digital abzuschließen und anschließend noch einmal die erforderlichen Informationen nach dem Nachweisgesetz schriftlich auszuhändigen.

Daraus ergeben sich zwei Optionen für Arbeitsverhältnisse ab dem 01.08.2022:

  • Schriftlicher - d.h. händisch unterzeichnet - Arbeitsvertrag mit allen erforderlichen Informationen
  • Elektronisch unterzeichneter Arbeitsvertrag (sofern keine Ausnahme greift, s.u.) und schriftliches Dokument als Niederschrift mit allen erforderlichen Informationen

Ausnahmen: 

Für einige Verträge, Klauseln und Dokumente wird nach wie vor die Schriftform (d.h. händisch unterzeichnet) zwingend vorgeschrieben, wodurch eine elektronische Form weiterhin ausgeschlossen ist. Dies bezieht sich u.a. auf folgende Dokumente:

  • Befristeter Arbeitsvertrag
  • Rentenaltersklausel, sofern im Arbeitsvertrag enthalten
  • Wettbewerbsklausel, sofern im Arbeitsvertrag enthalten
  • Kündigung
  • Aufhebungsvertrag
  • Arbeitszeugnis

Wie ist mit Altverträgen umzugehen?

Die Neuregelungen gelten auch für Arbeitsverhältnisse, die vor der Änderung des Nachweisgesetzes geschlossen wurden. Arbeitnehmer:innen können von ihrer Arbeitgeberin die schriftliche Dokumentation ihrer wesentlichen Arbeitsbedingungen verlangen, die innerhalb einer Woche oder eines Monats - je nach Information - ausgehändigt werden müssen.

Ändern sich im laufenden Arbeitsverhältnis wesentliche Arbeitsbedingungen, bleibt die Arbeitgeberin dazu verpflichtet, die Arbeitnehmerin am Tag der Änderung schriftlich davon zu unterrichten.

Was ist konkret zu tun?

Eine To-Do Liste für HR:

  • Status Quo: Aktuelle Vertragsvorlagen und Altverträge auf Vollständigkeit prüfen
  • Vertragsvorlagen anpassen: Neu geforderte Mindestangaben einpflegen
  • Niederschrift gemäß Nachweisgesetz vorbereiten: Für Altverträge sollten Muster vorhanden sein, um auf Anfragen schnell reagieren zu können
  • Interne Prozesse anpassen: Arbeitsabläufe im Personalbereich neu evaluieren, um die neuen Vorgaben effizient umsetzen zu können
  • Ggf. Handlungsvollmachten ausstellen: Für gewisse Prozesse können die notwendigen Unterschriften mit Handlungsvollmachten zuverlässig vor Ort geleistet werden.
  • Rechtslage weiterhin im Blick behalten: Nach Inkrafttreten des Gesetzes und erster Rechtsprechung, ist davon auszugehen, dass sich rechtliche Risiken sowie praktischer Umgang mit den Neuregelungen weiter konkretisieren werden


 FAQ 

1. Warum wurde das Nachweisgesetz geändert?

Die Änderungen des Nachweisgesetzes beruhen auf der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen. Konkret dient diese dem Schutz von Arbeitnehmer:innen und besagt im Kern, dass jede:r Arbeitnehmer:in das Recht auf gesunde, sichere und würdige Arbeitsbedingungen hat und damit einhergehende Rechte auf Urlaub, Begrenzung der Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Zugang zu sozialem Schutz und Fortbildungen u.v.m.    

2. Was sind Sinn und Zweck des Nachweisgesetzes?

Das Nachweisgesetz dient dem Arbeitnehmerschutz, welcher transparent über die wesentlichen Arbeitsbedingungen aufgeklärt werden soll.

3. Auf welche Arbeitsverhältnisse ist das Nachweisgesetz anwendbar?

Gemäß § 1 Nachweisgesetz, ist selbiges auf alle Arbeitnehmer:innen, Werkstudent:innen und Praktikant:innen, die gemäß § 22 (1) des Mindestlohngesetzes als Arbeitnehmer:in gelten, anwendbar. 
Auf Freelancer:innen hingegen sind die Regelungen des Nachweisgesetzes nicht anwendbar.

4. Sind auch befristete Arbeitsverhältnisse erfasst?

Ja. Ferner hat der Gesetzgeber § 1 S. 1 des Nachweisgesetzes dahingehend geändert, dass nun auch Aushilfen, die höchstens einen Monat eingestellt werden, vom Anwendungsbereich der Norm erfasst sind. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss nun auch die vorhersehbare Dauer oder das Enddatum genannt werden. Daneben muss die Probezeit bei befristeten Arbeitsverhältnissen von nun an in einem angemessenen Verhältnis zur Befristungsdauer stehen. Außerdem verpflichtet das neue Nachweisgesetz Arbeitgeber:innen nun dazu, befristet Beschäftigten, die einen Wunsch nach einem unbefristeten Arbeitsverhältnis äußern, eine begründete Antwort innerhalb eines Monats in Schriftform zu übermitteln.

5. In Kürze: Was hat sich geändert?

Sowohl der Umfang der Nachweispflicht hat sich verändert, als auch die Form und die Konsequenz bei Verstößen: Die inhaltlichen Änderungen sind zahlreich, für eine vollständige Auflistung siehe Punkt (14), der Nachweis hat in Schriftform zu erfolgen und bei Missachtung droht eine Ordnungswidrigkeit und Bußgeld i. H. v. 2.000,00 EUR.

6. Ist ein digital unterschriebener Arbeitsvertrag nun ungültig?

Nein, Arbeitsverträge können grundsätzlich auch weiterhin digital signiert werden. (Achtung Ausnahme bei Befristung und bestimmten Klauseln mit Schriftformerfordernis!) Wird der schriftlichen Nachweispflicht jedoch nicht auf anderem Wege Rechnung getragen, beispielsweise durch das Aushändigen einer per hand signierten Niederschrift, die alle wesentlichen Arbeitsbedingungen enthält, droht ein Bußgeld. Die Gültigkeit des Vertrages ist davon jedoch nicht betroffen.

7. Wer ist berechtigt, eine solche Niederschrift zu unterschreiben?

Unterzeichnen kann jede:r, der für die Arbeitgeber:innen bevollmächtigt handelt. Interne Prozesse sind dementsprechend ggf. anzupassen und konkrete Handlungsvollmachten (z.B. für HR, weitere Geschäftsführer:innen) auszustellen. 
Dies ist im Übrigen auch für andere Prozesse als den Vertragsabschluss praktisch und empfehlenswert, so etwa bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen, die immer schriftlich unterzeichnet werden müssen und eine elektronische Unterschrift nicht gültig ist, um fristwahrend Arbeitsverhältnisse aufzulösen.

8. Wie viele Kopien des Arbeitsvertrages sollten unterschrieben werden?

Erfolgt die Erfüllung der Nachweispflicht in Form des schriftlichen Arbeitsvertrags sollten 2 Kopien unterschrieben werden, eine für den/die Arbeitnehmer:in und eine für den/die Arbeitgeber:in.

9. Wie verhält es sich mit einem Geschäftsführer, der regelmäßig nicht vor Ort ist   oder z.B. im Ausland ansässig ist?

Hier gilt es, interne Prozesse zu etablieren, um als Firma handlungsfähig zu bleiben. Solche Prozesse sind immer unternehmensabhängig. Denkbar ist die Bevollmächtigung ausgewählter HR-Mitarbeiter:innen zur Unterzeichnung von Arbeitsverträgen oder der einschlägigen Niederschrift vor Ort.

10. Wann sollte der Arbeitsvertrag unterschrieben werden?

Erfolgt die Erfüllung der Nachweispflicht in Form des schriftlichen Arbeitsvertrags, so sollte dieser dem/der Arbeitnehmer:in spätestens am ersten Arbeitstag vorliegen.

11. Gibt es eine bestimmte Reihenfolge bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages zu beachten? Wer sollte zuerst unterschreiben?

Das Gesetz macht hierzu keine Angaben, das spezifische Vorgehen ist demnach anhand interner Prozesse zu etablieren. Aus praktischer Hinsicht macht es SInn als Firma die entsprechenden Dokumente zuerst zu unterzeichnen, damit es als bindendes Angebot von dem/der jeweiligen Arbeitnehmer:in mit der Gegenzeichnung angenommen werden kann. So kommt der Vertrag zustande.

12. Sollten Arbeitnehmer:innen oder Arbeitgeber:in nicht vor Ort sein: Was gibt es beim postalischen Versand des Arbeitsvertrages bzw. der Niederschrift zu beachten?

Beim postalischen Versand ist insbesondere zu berücksichtigen, dass der/die Arbeitgeber:in nachweisen kann, dass dem/der Arbeitnehmer:in alle wesentlichen Vertragsbedingungen in Schriftform (sei es in Form des Arbeitsvertrages oder einer Niederschrift) zugegangen sind. Daher sollte auch in zeitlicher Hinsicht ein guter Prozess etabliert werden.

13. Kann der Arbeitsvertrag zunächst digital und dann anschließend schriftlich unterzeichnet werden?

Das ist grundsätzlich möglich, sofern der Arbeitsvertrag nicht befristet ist oder andere Klauseln enthält, die dem Schriftformerfordernis unterliegen.

14. Welche inhaltlichen Neuerungen gibt es? 

Zusätzlich zu den bereits bestehenden Informationspflichten, sind nun auch folgende wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich nachzuweisen: 

Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Prämien, Sonderzahlungen, weitere Vergütungsbestandteile sowie Fälligkeit und Art der Auszahlung, Pausen und Ruhezeit sowie Schichtsystem (sofern vereinbart). Bei Befristung: Enddatum oder Dauer.
Freie Wahl des Arbeitsortes (sofern vereinbart), Dauer der Probezeit, Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzung, Anspruch auf bereitgestellte Fortbildung (sofern vereinbart), Angaben zum Versorgungsträger bei betrieblicher Altersversorgung und das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren, sowie Form und Fristen der Kündigungsschutzklage.

15. Welche Fristen gibt es zu beachten und wann müssen den Arbeitnehmer:innen die Informationen vorliegen?

Gewisse Informationen müssen den Arbeitnehmer:innen bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung vorliegen, andere am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses und wiederum weitere Informationen spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses. In der Praxis wird es sich regelmäßig anbieten, alle Informationen bereits am ersten Arbeitstag in Form einer Niederschrift bzw. des Arbeitsvertrages auszuhändigen.

16. Wie ist mit Altverträgen umzugehen, also mit Arbeitsverträgen, die vor dem 01. August 2022 geschlossen wurden?

Hat das Arbeitsverhältnis bereits vor dem 1. August 2022 bestanden, so ist den Arbeitnehmer:innen auf ihren Verlangen spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung bei dem/der Arbeitgeber:in die Niederschrift mit den Angaben nach § 2 Absatz 1 Satz 2 Nummer 1 bis 10 NachwG auszuhändigen; die Niederschrift mit den übrigen Angaben nach § 2 Absatz 1 Satz 2 NachwG ist spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen.

17. Sollten Änderungsvereinbarungen nun auch händisch unterschrieben werden?

Kurz gesagt: Ja. Werden wesentliche Vertragsbedingungen geändert, gilt es auch diese dem/der Arbeitnehmer:in schriftlich auszuhändigen.

18. Welche Optionen bestehen, um diese Änderungen rechtskonform zu implementieren?

Regelmäßig wird es sich anbieten, den Arbeitsvertrag in Schriftform abzuschließen, d.h. händisch zu unterschreiben, um damit unmittelbar den Anforderungen des Nachweisgesetzes gerecht zu werden. In gewissen Fallkonstellationen, insbesondere bei remoten Unternehmen ohne zentrales Office bzw. bei großer geographischer Distanz, könnte sich anbieten, den Arbeitsvertrag zunächst digital zu unterzeichnen und die Anforderungen des Nachweisgesetzes anschließend in anderer Form zu erfüllen: Sei es in Form einer separaten Niederschrift aller wesentlichen Vertragsbedingungen oder durch nachträgliche schriftliche Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Achtung: Von letzterem Vorgehen ist bei befristeten Arbeitsverträgen und Verträgen mit gewissen Klauseln (Wettbewerbsverbot, Rentenaltersklausel z.B) nicht ratsam, da hier regelmäßig die Schriftform gesetzlich gefordert wird.

19. Was droht bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz?

Wer gegen das Nachweisgesetz verstößt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Es ist mit Bußgeldern i. H. v. 2.000,00 EUR pro Verstoß zu rechnen. Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz liegt regelmäßig vor, sofern der/die Arbeitgeber:in die wesentlichen Informationen gar nicht, verspätet oder sonst mangelhaft mitteilt.

Lust auf mehr HR & Legal Wissen?

Dann abonniere unseren Newsletter und bleib immer auf dem neusten Stand!

Jetzt abonnieren